Zo zet je je eerste administratie op!

Vind je het een vermoeiend vooruitzicht om straks, als je voor jezelf begint, een administratie te moeten opzetten en bij te moeten houden? Het is zelfs één van de redenen waarom veel mensen ervan afzien om de stap naar het ondernemerschap te zetten. Niet nodig, want ik zal je helpen met een hele simpele eerste opzet. Het is heel overzichtelijk, zodat je goed overzicht houdt en gemakkelijk informatie kunt terugvinden.

Het belang van een overzichtelijke administratie

Het houden van een administratie is verplicht voor alle ondernemers in Nederland. Maar niet alleen daarom is het belangrijk een goede, complete en overzichtelijke administratie bij te houden. Het geeft je inzicht in de financiële gezondheid van je bedrijf, waardoor je tijdig kunt bijsturen en beslissingen nemen. En dat geeft rust.

“Voorkomen is beter dan genezen, want niets geeft zoveel spanning als financiële onrust”

De verplichte onderdelen

Wat ben je verplicht om bij te houden? Dat is een goede vraag. Ik zal het je vertellen. Je bent verplicht om alle gegevens van je administratie te bewaren voor de duur van zeven jaar. Hiertoe behoren de volgende dingen*:

• kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
• financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
• tussentijds gemaakte controleberekeningen
• ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
• bankafschriften
• contracten, overeenkomsten en andere afspraken
• agenda’s en afsprakenboeken
• correspondentie
• software en databestanden

Het maakt niet uit of je het op papier bijhoudt of digitaal bewaart. Dat is allebei geldig.

Mappenstructuur

Persoonlijk raad ik je aan om naast een digitale administratie ook een papier administratie te voeren. Techniek blijft toch spannend soms. Mocht bijvoorbeeld je computer crashen, dan heb je altijd je administratie compleet in een fysieke map.

Stap 1:

Maak een map voor ieder kwartaal van het jaar (of wanneer je per maand je omzetbelasting doet per maand) en label ze met: kwartaal 1 – 2015, kwartaal 2 – 2015, kwartaal 3 – 2015 etc. En maak het een beetje leuk voor jezelf. Kies een map uit met een leuk kleurtje.

Bron: Pinterest

Stap 2:

Voor iedere map koop je 5 tabbladen en je labelt ze als volgt:

• Verkoopfacturen – hier komen alle verstuurde facturen aan klanten op volgorde in. Nummer de facturen naar jaar en zorg dat de nummers elkaar opvolgen (bijv. 2015001, 2015002, 2015003 etc.)
• Inkoopfacturen – hier komen alle facturen en bonnetjes die je met je zakelijke rekening hebt betaald. Tip: schrijf op je de factuur of het bonnetje wanneer je het betaald hebt, zodat je dit makkelijk kunt terugvinden op je rekeningafschriften
• Rekeningafschriften – hier komen alle rekeningafschriften van de bank van je zakelijke rekening, zowel van je betaalrekening als je spaarrekening. Tip: de afschriften beginnen vaak op de datum dat jij je rekening hebt geopend bij de bank. Vraag je bank de afschriften te laten beginnen op iedere eerste dag van de maand. Zo heb je alles van één kwartaal straks bij elkaar en is het niet nodig om andere mappen erbij te pakken.
• Privé betaald – hier komen alle bonnetjes en facturen die je met je privé rekening of contact betaald hebt. Deze kun je namelijk niet terugvinden op je rekeningafschriften, maar kunnen zeker als zakelijke kosten beschouwd worden.
• Algemeen – hier komen alle overige zaken die je wilt (of moet) bewaren ten aanzien van je administratie. Denk aan belastingaanslagen, verzekeringen, je Digid-code, garantiebewijzen, gereden zakelijke kilometers, aantal gewerkte uren, agenda etc.

Stap 3:

Aan het eind van het jaar voeg je alle mappen samen tot een map (of meerdere wanneer nodig) met je complete administratie van dat jaar. Je zult het tenslotte zeven jaar moeten bewaren.

Zo houd je simpel je gemaakte kilometers bij

Wanneer jij zakelijke kilometers maakt met een privé-auto, dan zul je deze bij moeten houden. Je kunt tenslotte €0,19 per gemaakte kilometer van jouw winst aftrekken, waar je daarna geen inkomstenbelasting over hoeft te betalen. Zonde om daar geen gebruik van te maken! Maak een excel bestand of pak een schriftje. Bij voorkeur iedere dag, maar één keer per week kan ook, werk je jouw gemaakte zakelijke kilometers bij. Met Google Maps kun je heel eenvoudig de adressen invoeren van de klanten of afspraken waar je bent geweest. Hier staat direct hoeveel kilometers dit is geweest. Easy as that!

Het nut van je uren bijhouden

Wanneer je wilt profiteren van de ondernemersaftrek zul je voor sommige aftrekposten moeten kunnen aantonen dat je 1225 uur per jaar werkzaam bent als ondernemer. Dit is gemiddeld zo’n 24 uur per week. Het gaat hierbij om duizenden euro’s aan aftrek, waar je je voordeel mee kunt doen. Best de moeite waard om het bij te houden, zeker wanneer je beginnend bent.

Maak van je administratie een leuk project. Wanneer jij overzicht hebt over je administratie, dan geeft het je rust en vertrouwen.

Nu wil ik van jou weten: hoe maak jij het leuk voor jezelf om aan je administratie te werken? Laat het hieronder weten in de comments!

*bron: Belastingdienst