Gewoonten van een professional (deel 2) – Belangrijk vs. Urgent

Herken jij dit ook? ‘s Ochtends sta je vol enthousiasme (soms na een paar koppen koffie) op en ben je klaar om de dag goed te benutten. Je hebt een belangrijk project uitgekozen waar je aan wilt werken (het komt er namelijk anders nooit van) en je hebt je ook voorgenomen eens wat quality time door te brengen met je trouwe viervoeter. En dan niet even vlug een halfuurtje door de bak, maar een lekkere rit in het bos en daarna een goede wasbeurt. Heerlijk!

Maar in de praktijk worden we al gauw opgeslokt door urgente regelzaken, die echt nú MOETEN gebeuren. Vervolgens word je tien keer gebeld en zou je nog het één en ander voor een oude collega uitzoeken. Tot slot wordt er gebeld dat je hond op de camping even verderop gevonden is. Hij loopt daar vrolijk langs de tentjes. Als een gek spring je in de auto om hem op te halen. Hoppa, je dag is weer voorbij! Je baalt als een stekker. Wat is er met je goed uitgedachte dag gebeurd? Je project en quality time met je paard zijn er wéér helemaal bij ingeschoten. Juist datgene wat je zo belangrijk vond.

We zijn al gauw geneigd om iedere dag op te staan en de dag te laten leiden door urgente to-do’s en praktische regelzaken. Je vraagt je af: wat heb ik vandaag eigenlijk gedaan? Juist, je dag is opgeslokt door de dagelijkse beslommeringen van het werk, huishouden en andere dingen die onze tijd ‘opvreten’. En, heb je een voldaan gevoel aan de dag overgehouden? Begin eens met het inzichtelijk maken van hoe effectief jij je tijd besteed. En heb jij voor belangrijke of vooral urgente werkzaamheden?

Belangrijk vs. Urgent

Wat is eigenlijk het verschil tussen belangrijk en urgent? Hoe gaan professionals hier mee om? Hoe maken zij het onderscheid tussen belangrijk en urgent? En hoe zorgen zij ervoor dat ze aan het einde van de dag in ieder geval aan hun belangrijke zaken zijn toegekomen? Eisenhower laat dit met zijn schema heel mooi zien.

Eisenhower-schema

Eisenhower stelt:

“Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zijn zelden urgent – by Eisenhower”

Dit model van Eisenhower bestaat uit vier kwadranten die ontstaan door twee tegenstellingen tegenover elkaar te zetten: (1) belangrijk vs. niet-belangrijk, en (2) urgent vs. niet urgent. Alle werkzaamheden kunnen worden ingedeeld in één van deze vier kwadranten. In welk kwadrant bevinden jouw werkzaamheden zich het meest op dit moment?

De essentie van de prioriteitenmatrix van Eisenhower is om je werkzaamheden goed te prioriteren. Wanneer je dit niet doet, dan neig je al heel snel geleid te worden door belangrijke en urgente zaken uit het eerste kwadrant. Je bent altijd druk en loopt continue achter de feiten aan. Tijd voor ontspanning en het maken van lange termijn plannen schieten er steeds bij in. Tijdelijk hoeft dit niet erg te zijn en soms zelfs noodzakelijk. Echter, op den duur blijven hierdoor belangrijke zaken uit het tweede kwadrant liggen. Maar, eerlijkheidshalve worden de meeste projecten uit het tweede kwadrant, als je maar lang genoeg wacht, vanzelf urgente projecten.

In de praktijk

Het is de kunst om je prioriteiten zo te stellen en je werkzaamheden te verdelen over zowel kwadrant één als kwadrant twee. Regeldingen in het eerste kwadrant zijn noodzakelijk en ontkom je eigenlijk niet aan. Ze zijn vaak niet te voorspellen. Je doel is om zoveel mogelijk tijd te besteden in het tweede kwadrant. Dit is het kwadrant waar je werkt aan je toekomst, aan de opbouw of uitbouw van je bedrijf en je plannen maakt én uitvoert om je dromen te verwezenlijken!